法律事務職員としての業務内容は、複雑なものや難易度の高いものもあり、さまざまです。そのため、効率的な情報管理や正確なスケジュール管理が必要となります。
そこでこの記事では、法律事務職員が日常的に直面する業務内容や、業務を効率的にこなすコツや心構えなどを解説します。また、法律事務職員が持っておきたい便利グッズについても紹介します。
スケジュール管理
法律事務職員の日常業務は、クライアントや弁護士とのコミュニケーション、法的文書の作成、調査・報告など多岐にわたります。
ここでは管理すべきスケジュールや業務を具体的に解説します。
①弁護士と事務職員のスケジュール及びタスクを把握
法律事務所では、弁護士と事務職員が協力して業務を進めていくことが大切です。そのためにも、弁護士と事務職員それぞれがスケジュールや担当タスクを把握することが求められます。
弁護士と事務職員の連携が強化されると、業務の重複や確認漏れを回避することができるようになります。
そのため、共有カレンダーやプロジェクト管理ツールを活用することが重要です。
②締め切り期限を逆算して整理する
法律事務にはさまざまな「締め切り」が設定されています。
そのため、弁護士と事務職員はクライアントの希望や裁判期日から締め切りを逆算して整理し、余裕をもって対応できるように計画しておくことが重要となります。
的確なスケジュール管理やタスク管理によって十分な時間を確保しておくことが、焦りやミスを防止するためのポイントとなります。
③絶対に過ぎてはいけない期限を確認し、タスクの優先順位をつける
法律事務においては、期限を厳守することは絶対条件です。
法定の期限を徒過しただけでクライアントの権利の実現が不可能になることもあります。
したがって、過ぎてはいけない期限・忘れてはいけない期限を抽出し、各タスクに優先順位をつけて管理・把握しておくことで、効率的かつ正確な業務遂行が可能となります。
④自分が管理しやすいツール・方法を確立する
事務所の業務内容に応じて、適切な管理ツールや管理方法は異なります。
ご自身が管理しやすいようにカスタマイズできる業務管理ツールを導入し、業務やフェーズに応じて柔軟に対応できるツールを活用することがおすすめです。
弁護士や先輩事務職員への質問・相談の仕方
新人の時期には弁護士の先生や、忙しそうな先輩事務職員に話しかけることは緊張しますし、勇気が必要です。
そこでここでは、事務所の誰かに質問・相談する際に気を付けておくべき3つのポイントを解説していきます。
①話しかけるタイミングに注意
弁護士は通常不在が多く、スケジュールが非常にタイトです。そのため、話しかけるタイミングは慎重に選ぶ必要があります。
依頼者との面談前や期日出廷前は事前準備があるため避けるようにし、先輩事務職員への質問・相談についても、出社直後や電話対応直後は急ぎの案件を抱えている可能性があるため、避けるべきです。
したがって、弁護士や先輩事務職員のスケジュール確認が終わり、業務に着手する前、またはお昼休み明けなど、比較的余裕のあるタイミングを狙うと良いでしょう。
自然な流れで話しかけやすい状況を見つけることもスムーズに会話をするためには重要です。
②質問内容の優先順位を意識
質問や相談する内容は整理し、要点を絞ることがポイントです。
「どうしたらいいですか？」というオープンクエスチョンは避け、できるだけ具体的で明確な質問を投げかけるように心がけましょう。
質問・相談を持っていく際には、できる限り「自分なりの答え」を用意しておき、実際に受けたアドバイスや指示とのギャップを把握しておくことがポイントです。
将来的に自分の見立てどおりに業務を進めることができるようになれば、事務所内でも信頼して業務を任せられる存在となれるでしょう。
③用語は正しく使う
法律業界は専門用語が多く、関係者はその用語を理解して業務に携わっています。
質問や相談の際には、できるだけ正確な用語を使うことで意思疎通のズレを防止することができます。用語を誤ると、相手が理解できず、さらには誤解したまま話が進んでしまうおそれもあります。
また、略語も頻繁に使用されるため、積極的に整理して覚える努力をしましょう。
法律事務職員が持つべき便利グッズ
法律事務職員が日常業務を円滑に進めるうえで役に立つ、あると便利なグッズを5つ紹介していきます。
①シャチハタと認印
事務所内の申請や決裁事項についてはシャチハタでも問題ありませんが、外出業務の際には、認印を携帯しておくことがおすすめです。
法律事務職員が、公証役場や市町村役場などの窓口へ行って手続きをする際には、使者としての押印を求められる機会もあります。
外出業務の際には、常に携帯しておくものとしてシャチハタと認印の両方を持っておくと安心です。
②鉛筆
法律事務職員は、契約書や委任状などのクライアントや関係者等からの署名・押印が必要となる書類を頻繁に取り扱います。その際、鉛筆があると記入指示を書くのに非常に便利です。
シャープペンシルではなく鉛筆をおすすめする理由は、鉛筆であれば消しゴムで消した際に跡が残りにくいためです。鉛筆で優しく書いた部分は跡がほとんど残らないため、法的な文書を見た目もきれいに作成することができます。
③いろいろな形の付箋
いろいろな形の付箋も重宝します。
法律文書の記入・押印指示や、取り決めの説明をする際には、いろいろな形をした付箋が役立ちます。
例えば、法律文書に署名・押印指示を付ける際には、「矢印型」や「吹き出し型」の付箋があると直観的に指示を伝えることができます。
また、当事者ごとに色分けすることで、効率的に指示を伝えたり、分かりやすく書類を管理することに役立ちます。デザイン性が豊かな付箋でも問題はないですが、キャラクターが入っている付箋は避けたほうが良いでしょう。
④〇や△が書ける定規
〇や△が書ける定規があると便利です。
契約書や法律文書の記入箇所の指示や校正作業において、〇や△などのマークを付けることで分かりやすくなるケースがあります。
そのため、〇や△が書ける定規があると、記入指示を明確にすることができます。特に複数の書面や指示箇所がある場合には、このような定規を使用すればスピーディーに書類を作成できます。
⑤ミニサイズのホチキス・テープのり・ハサミ
外出業務が発生する際には、ミニサイズの文房具があると非常に便利です。
法律事務職員は、裁判所や検察庁などへ急ぎの書類を提出しにいくことも想定されます。
外出先での書類の編綴（へんてつ）作業が発生した場合、筆記用具入れに入るサイズのコンパクトな文房具があると非常に重宝します。
具体的には、コピーした書面をホチキス止めしたり、市区町村役場などで取得した書類を封筒に入れてそのまま郵便局に出しに行ったりする場合に、ミニサイズのホチキスやテープのり、ハサミなどがあると、様々な場面で役に立ちます。
まとめ
この記事では、法律事務の業務内容や、効率的に業務をこなすためのコツや心構えなどを解説してきました。
そして、法律事務職員の仕事は常に変化する状況に適応する必要があります。近年も民事訴訟法が改正され、書面のオンライン提出や期日のウェブ参加、訴訟記録閲覧の電子化など民事訴訟制度全体がIT化する方向で整備が進められています。
このような変化が激しい時代だからこそ効率的に業務を管理するためには、クラウドシステムの導入が欠かせません。
法律事務所の業務を支援する「ロイオズ」は、情報の一元化により法律事務所で発生するさまざまな業務を1つのプラットフォームで管理し、法律事務職員の業務を劇的にスピードアップ・効率化することに貢献します。
また、ロイオズはタスク管理からスケジュール管理という基本的な機能のほかに、ファイル管理や会計管理など法律事務に特化したさまざまな機能を備えています。
法律事務所の事務職員の方で、業務を管理・効率化したいと考えている場合には、是非ロイオズの導入をご検討ください。
